Gedragscode Bestuur KLN

 

 GEDRAGSCODE BESTUUR KLN

Het Bestuur van Kleindier Liefhebbers Nederland (KLN) besluit:

  • Overwegende dat bestuursleden van KLN een specifieke verantwoordelijkheid hebben voor het handhaven van de (bestuurlijke) integriteit en de reputatie van KLN en dus dienen te verzekeren dat in hun gedrag deze specifieke verantwoordelijkheid tot uiting komt;
  • Overwegende dat bestuurlijke integriteit inhoudt dat de verantwoordelijkheid die met de functie samenhangt wordt aanvaard en dat er de bereidheid is om daarover verantwoording af te leggen, zowel aan collega-bestuurders als aan de Algemene Ledenvergadering van KLN.

Tot het vaststellen van de volgende gedragscode voor de leden van het bestuur van KLN.

 Artikel 1. Toepassingsgebied

  1. Deze gedragscode geldt voor alle leden van het Bestuur van KLN;
  2. De gedragscode is openbaar en door derden te raadplegen;
  3. De leden van het Bestuur ontvangen bij hun aantreden een exemplaar van de gedragscode;
  4. Over gevallen waarin de gedragscode niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt bespreking plaats in het Bestuur van KLN.

 Artikel 2. Grondbeginselen

  1. Een bestuurslid wordt geacht onder alle omstandigheden zodanig op te treden dat de belangen van KLN en de aan haar gelieerde leden niet worden geschaad dan wel de integriteit en reputatie van KLN en haar leden in twijfel kunnen worden getrokken;
  2. Van ieder bestuurslid wordt verwacht dat hij/zij eerlijk, onafhankelijk, onpartijdig, discreet en niet gedreven door eigenbelang handelt en dat hij/zij iedere situatie vermijdt die tot persoonlijke belangenconflicten aanleiding zou kunnen geven;
  3. Ieder bestuurslid is verplicht aan het Bestuur van KLN-verantwoording af te leggen over zijn/ haar gedragingen als bedoeld in deze gedragscode.

 Artikel 3. Belangenverstrengeling en aanbesteding

  1. Ieder bestuurslid doet aan het Bestuur opgave van zijn/haar financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee KLN een zakelijke relatie onderhoudt;
  2. Bij zakelijke transacties voorkomt ieder bestuurslid (de schijn van) bevoordeling of enig ander handelen in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen;
  3. Ieder bestuurslid dat familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke en/of zakelijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten aan KLN, onthoudt zich in voorkomend geval van deelname aan de besluitvorming over de betreffende opdracht;
  4. Een besluit tot gunning van een opdracht aan een aanbieder van zaken of diensten aan KLN, waarmee een bestuurslid een familiebetrekking of anderszins persoonlijke en/of zakelijke betrekkingen heeft, behoeft de voorafgaande goedkeuring van het Bestuur van KLN;
  5. Een bestuurslid neemt van een aanbieder van zaken of diensten aan KLN geen zaken of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kunnen beïnvloeden.

 Artikel 4. Nevenfuncties

Een bestuurslid vervult geen hoofd- of nevenfuncties waarbij strijdigheid is of kan zijn met het belang van KLN.

Artikel 5. Informatie

  1. Een bestuurslid gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij/zij uit hoofde van zijn/ haar functie beschikt. Hij/ zij verstrekt geen vertrouwelijke informatie aan derden die tot deze informatie niet gerechtigd zijn;
  2. Een bestuurslid maakt niet te eigen bate of voor zijn/ haar persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van zijn/ haar functie verkregen informatie;
  3. Een bestuurslid houdt bij het uitoefenen van zijn/ haar functie geen informatie achter, tenzij deze informatie een vertrouwelijk karakter heeft dan wel in de onderhavige situatie niet opportuun is.

 Artikel 6. Aannemen van geschenken

  1. Geschenken en giften, hetzij van financiële, hetzij van niet-financiële aard, boven een geschatte waarde van 50,00 Euro die een bestuurslid uit hoofde van zijn/ haar functie ontvangt, dienen binnen zeven dagen na aanvaarding ervan te worden gemeld aan en geregistreerd door het Bestuur van KLN en zijn eigendom van KLN. Door het Bestuur zal vervolgens een passende bestemming worden gezocht;
  2. Indien een bestuurslid geschenken of giften ontvangt zoals bedoeld in het voorgaande lid, met een waarde van 50,00 Euro of minder, kunnen deze worden behouden. Hiervan hoeft geen melding en/of registratie plaats te vinden;
  3. Geschenken en giften als bedoeld in het eerste lid van dit artikel worden niet op het huisadres ontvangen. Indien dit toch is gebeurd, wordt dit gemeld aan het Bestuur.

 Artikel 7. Bestuurlijke uitgaven/ onkosten

  1. Bestuurlijke uitgaven en onkosten worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond dan wel deze uitgaven en gemaakte kosten binnen de geldende regelingen voor vergoeding in aanmerking komen;
  2. Ter bepaling van de functionaliteit van bestuurlijke uitgaven en onkosten geldt dat met de uitgaven het belang van KLN is gemoeid en dat deze voortvloeien uit de functie van het bestuurslid.

 

 

Artikel 8. Declaraties uitgaven/ onkosten

  1. De functie van KLN-bestuurder is een onbezoldigde functie;
  2. Wel zijn er vergoedingen voor onkosten, zoals kosten die worden gemaakt als gevolg van reizen ten behoeve van KLN;
  3. Van toepassing op die onkosten is het KLN-declaratiebesluit voor bestuurders en commissieleden, alsmede de toepasselijke bepalingen in de gedragscode;
  4. De bestuurder declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed;
  5. Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure;
  6. De Penningmeester van KLN is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties;
  7. In geval van twijfel omtrent een declaratie wordt deze voorgelegd aan het Bestuur van KLN;
  8. De bestuurlijke uitgaven en onkosten, alsmede de declaraties worden jaarlijks gecontroleerd door de accountant van KLN, die daarvan verslag uitbrengt aan het Bestuur.

 Artikel 9. Creditcards

Er worden geen creditcards verstrekt aan bestuursleden.

 

Artikel 10. Reizen buitenland

  1. Een bestuurslid dat het voornemen heeft ten behoeve van KLN een buitenlandse reis te maken, heeft daarvoor voorafgaande toestemming nodig van het bestuur van KLN;
  2. Een bestuurslid dat het voornemen van een reis als bedoeld in het voorgaande lid meldt, verschaft informatie over het doel van de reis, de bijbehorende overweging, de samenstelling van het gezelschap en de geraamde kosten aan het Bestuur van KLN;
  3. Uitnodigingen voor reizen en werkbezoeken op kosten van derden worden altijd besproken in het Bestuur van KLN en onder meer getoetst op het risico van belangenverstrengeling. Het belang van de reis voor KLN is doorslaggevend voor de besluitvorming.
  4. Van de reis wordt verslag gedaan aan het Bestuur van KLN;
  5. Het ten laste van KLN meereizen van de partner van een bestuurslid is uitsluitend toegestaan wanneer dit gebeurt op uitnodiging van de ontvangende partij en het belang van KLN daarmee gediend is. Het meereizen van de partner wordt bij de besluitvorming door het Bestuur van KLN betrokken;
  6. Het anderszins meereizen van derden op kosten van KLN is niet toegestaan. Het meereizen van derden op eigen kosten is toegestaan en wordt in dat geval bij de besluitvorming door het Bestuur van KLN betrokken;
  7. Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privédoeleinden is toegestaan, mits dit is betrokken bij de besluitvorming door het Bestuur van KLN. De extra reis- en verblijfkosten komen volledig voor rekening van het desbetreffende bestuurslid;
  8. De in verband met de buitenlandse dienstreis gedane uitgaven en onkosten worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond, overeenkomstig de in artikel 7 van deze gedragscode genoemde criteria.

 Artikel 11. Verantwoording

  1. Het Bestuur legt jaarlijks verantwoording af over de naleving van de in deze gedragscode neergelegde gedragsregels aan de Algemene ledenvergadering van KLN.

 Artikel 12. Titel

  1. Dit besluit kan worden aangehaald als ´Gedragscode Bestuur KLN´.      

 

 

 

 

Gedragscode Bestuur KLN